La gestion de l’information est la collecte, le stockage, la diffusion, l’archivage et la destruction des informations. Elle permet aux équipes et aux intervenants d’utiliser leur temps, des ressources et une expertise efficace pour prendre des décisions et de remplir leur rôle.
Général :
Tous les projets, programmes ou portefeuilles de générer des données dans le cadre de la capture des exigences, la planification du travail et le contrôle des progrès.
Les équipes de gestion doivent transformer les données en informations par l’interprétation pour l’analyse et la présentation. Ils doivent mettre en place des processus de gestion de l’information et des responsabilités dès le début. Ceux-ci sont généralement conformes aux normes d’organisation, mais toute adaptation de ces normes doit être définie dans un plan de gestion de l’information.
Le processus de gestion de l’information commence par la collecte et à la création de données, et sa conversion à l’information.
La collecte et la création de données prend de nombreuses formes. Dans les premiers stades, il se concentrera sur la capture des exigences et des solutions qui répondent à ces exigences. Il se déplacera ensuite à la création de plans montrant comment les exigences seront satisfaites. L’avancement des travaux, les données de performance seront collectées.
Les données doivent être transformées en informations utilisables par l’équipe de gestion et les parties prenantes. Ceci est rendu plus facile en adoptant des techniques standard pour analyser les données (telles que la gestion de la valeur acquise pour montrer les tendances de performance) et les documents à présenter les informations (par exemple une analyse de rentabilisation pour montrer pourquoi l’investissement en vaut la peine).
Les méthodologies définissent une série de documents standards et de nombreuses organisations développent des modèles électroniques pour assurer la cohérence. Les documents clés seront soumis à la gestion de la configuration et le plan de gestion de l’information définira comment les informations sont classées et stockées.
Le stockage doit être conçu avec l’accessibilité à l’esprit. Les informations qui ne peuvent être facilement trouvés est sans valeur.
La préparation et la diffusion de l’information seront définies dans le plan de gestion des communications. Cela comprendra la propriété, les droits d’accès et moment de la diffusion.
Comme l’information est remplacée, il doit être archivé. Les informations archivées doivent fournir une piste de vérification des changements et une source d’information à l’appui des enseignements tirés.
Certaines informations archivées peuvent être stockées dans une base de données de gestion des connaissances qui permet un accès facile afin d’aider à améliorer la gestion des travaux futurs.
Les informations qui ne sont plus nécessaires à terme doivent être détruits, sous réserve des exigences légales et politique de l’organisation. La destruction peut être pour des raisons de sécurité ou de confidentialité, ou tout simplement pour éviter une accumulation de documents inutiles.
Les processus de gestion de l’information doivent être conformes aux normes et aux politiques organisationnelles, juridiques et réglementaires connexes. Les membres de l’équipe de direction auront chacun la responsabilité des aspects de la gestion de l’information.
Le processus d’assurance va vérifier que les informations sont traitées conformément au plan de gestion de l’information.
Projet :
La gestion de l’information peut être considérée comme une surcharge qui prend du temps loin de la gestion d’un projet.
De nombreux gestionnaires de projets manquent de soutien pour aider à la charge administrative.
Le système de gestion de l’information doit être aussi simple que possible pour qu’il puisse faire partie du rôle du chef de projet.
Sur les grands projets, ou lorsque le projet fait partie d’un programme
Il y aura probablement une fonction de soutien qui prendra en charge le processus de gestion de l’information. Cependant, le chef de projet a toujours la responsabilité de veiller à ce qu’il y ait un plan de gestion de l’information appropriée en place et qu’il est mis en œuvre.
Lorsqu’un projet est mis en œuvre par une organisation au nom d’une autre, le chef de projet doit être au courant des différentes politiques et conventions qui influent sur le transfert de données et d’informations entre les deux organisations.
Programme :
- Un plan de gestion de l’information pour un programme doit tenir compte de trois facteurs:
- La cohérence de la gestion de l’information au niveau des projets
- La coordination de la gestion de l’information entre les projets et les affaires comme d’habitude
- Gestion de l’information au niveau du programme.
La cohérence entre les projets est importante pour les données et informations.
La cohérence des données consiste à utiliser un système commun pour l’enregistrement et la diffusion des données. Cela devrait permettre aux équipes de gestion de projet d’avoir accès à des informations pertinentes sur le programme afin de mieux gérer leur composante.
Un exemple simple serait d’assurer que tous les projets dans un rapport de coûts de programme multinational dans la même devise, en utilisant le même mécanisme de calcul des taux de change.
Sans cohérence, il est difficile d’agréger des informations pour créer une vue d’ensemble du programme.
L’équipe de gestion du programme devrait également veiller à ce que tous les projets utilisent les mêmes documents, la terminologie et les modèles à moins d’une raison impérieuse de le faire autrement.
Cela rend la communication plus facile et plus efficace.
Certaines données et rapports existeront seulement au niveau du programme.
Cela se rapportera à l’information qui est soit en dehors de la portée des projets individuels, ou qui a été créé en regroupant les informations provenant de sources multiples.
Les programmes comprennent souvent une fonction de soutien qui peut assumer la responsabilité du processus de gestion de l’information sur les projets.
Portefeuille :
Bien unis par un ensemble d’objectifs stratégiques communs, les projets et programmes au sein d’un portefeuille auront des contextes différents.
Dans la mesure du possible, un portefeuille devrait appliquer une approche cohérente dans ses composantes, mais cela peut être adapté pour des circonstances particulières.
Une fonction de soutien du portefeuille gérera le processus de gestion de l’information et peut fournir un soutien à tout ou partie des projets et programmes.
La responsabilité de la gestion des connaissances et le développement de la maturité est également susceptible de résider avec l’équipe de gestion de portefeuille.
Gestion de l’information est étroitement liée à ces deux domaines et la gestion de l’information dans la dimension du portefeuille doit avoir une vision à long terme pour faire en sorte que les bonnes pratiques est intégrée dans l’organisation.