Définition gestion des coûts et des budgets :La budgétisation et le contrôle des coûts comprennent l’estimation des coûts, la fixation d’un budget convenu et la gestion des coûts réels prévus contre ce budget. La gestion des coûts est le processus de planification et de contrôle du budget d’une entreprise. La gestion des coûts est une forme de comptabilité de gestion qui permet à une entreprise de prévoir les dépenses imminentes afin de réduire les risques de dépassement du budget.
Général :
Un budget identifie les dépenses prévues pour un projet, un programme ou d’un portefeuille. Il est utilisé comme une base de référence qui peuvent être signalées les dépenses réelles et le coût éventuel prévu des travaux.
Les premières estimations de coûts peuvent être comparative ou paramétrique. Qui sont raffinés comme la faisabilité et l’opportunité de l’initiative qui sont étudiées par une meilleure compréhension de la portée, le calendrier et les ressources sont développés.
Une fois l’approbation donnée, ces estimations raffinées forment le coût de base. En allouant des coûts aux activités dans un calendrier et produisent un profil des dépenses.
Les trois principales composantes d’un budget sont:
- Le coût de base d’estimation
- La contingence
- la réserve de gestion
L’estimation des coûts de base se compose des coûts connus tels que :
- Les coûts directs sont exclusifs comprennent les ressources directement impliquées dans la prestation et la gestion du travail
- Les coûts indirects comprennent les frais généraux et des autres charges qui peuvent être partagées à travers plusieurs activités et des différents services
- Les coûts fixes restent les mêmes quelle que soit la quantité de sortie comme l’achat d’un article de l’usine ou de materiels
- Les coûts variables, tels que les salaires, varient selon la quantité de ressource est utilisée.
- Les coûts peuvent être organisés dans une structure de répartition des coûts où différents niveaux désagrègent les coûts dans des catégories plus détaillées.Les coûts peuvent être organisés dans une structure de répartition des coûts avec des différents niveaux qui désagrègent les coûts dans des catégories plus détaillées.
Une réserve de gestion couvre les choses qui ne pouvaient pas être prévues, telles que des modifications à la portée des travaux ou des risques non identifiés. Plus il y a une incertitude, la réserve de gestion est nécessaire; donc le travail très novateur qui aura besoin d’une réserve de gestion plus grande que le travail de routine.
Une fois que l’estimation des coûts, la réserve d’éventualités et la gestion sont d’accord avec le promoteur, ceux-ci deviennent le budget. La façon la plus simple soit d’illustrer l’utilisation du budget contre le temps est la courbe. Cela montre les dépenses cumulées en fonction du temps ou le profil des dépenses est utilisé dans le financement des projets et il permet à un flux de trésorerie prévu pour être mis au point d’un prélèvement de fonds à convenir.
Il devrait y avoir des directives strictes et des règles de gestion des fonds de réserve pour l’éventualités de gestion et le contrôle du coût de base. Le promoteur conserve le contrôle des fonds de réserve d’urgence et de gestion, qui peuvent être détenus dans le cadre des fonds plus larges d’organisation.
Le processus normal de paiement signifie trois types de coûts qui sont suivis:
- Coûts engagés des commandes confirmées pour refléter la fourniture future de biens et des services
- Les charges à payer et Les travaux partiellement ou totalement achevés pour lesquels le paiement sera exigible
- les coûts réels
Le coût prévisionnel est la somme des engagements, charges à payer, les dépenses réelles sont une estimation du coût pour terminer le travail restant.
Régulièrement, la viabilité du projet, un programme ou d’un portefeuille doit être revu officiellement. Dans les dernières étapes du travail l’examen doit tenir compte des « coûts irrécupérables ». Les coûts irrécupérables sont les dépenses réelles qui ne peuvent pas être récupérés, ainsi que des frais supplémentaires seraient engagés par l’annulation de contrats.
Le coût de base peut être utilisé comme base pour la gestion de la valeur acquise. Le type de travail dans un projet est généralement dans une fourchette étroite. Cela permet à la gestion de la valeur acquise pour faire des prédictions sur la performance future basée sur la performance à ce jour que les techniques avec plus de précision telles que l’analyse du chemin critique.
De nombreuses ressources internes sur un projet ne seront pas entièrement dédiées au projet. Ils peuvent faire partie d’une organisation matricielle où leur temps est réparti entre les entreprises et de multiples projets. Dans cette situation, il est important d’avoir un système d’allocation des coûts qui reflète fidèlement les coûts consommés par le projet.
Programme :
Les programmes fréquemment coupés dans les services opérationnels qui peuvent être financés par des différentes sources. Un programme diversifié peut y avoir des projets novateurs et des projets de routine. Ainsi que des projets, les coûts seront engagés dans des zones d’affaires c. La précision d’estimation à travers le programme sera également varier considérablement. A tout moment, le programme comprendra des projets bien définis avec une précision de leurs coûts, les projets qui sont à l’avenir restent à définir, les avantages des travaux de réalisation qui fait clairement partie du programme.
Cette variation rend difficile de fournir une vue d’ensemble de la situation financière du programme. La performance financière d’un programme ne peut pas facilement être représenté comme un simple « s-courbe » et les mécanismes d’établissement de rapports appropriés devront être exposés et d’accord avec les parties prenantes.
Portefeuille :
Les portefeuilles sont alignés aux cycles financiers des entreprises. Les budgets des portefeuilles sont moins préoccupés par le coût de la prestation d’un résultat précis et plus à voir avec ce qui peut être livré dans un budget défini.
Il est peu probable que les rapports de la variance des coûts sera approprié pour le portefeuille dans son ensemble, mais il peut être approprié pour les catégories de projets et de programmes au sein du portefeuille.
L’équipe de gestion de portefeuille est responsable de l’établissement de normes de l’estimation des coûts, la comptabilité et les rapports sur tous les aspects constitutifs du portefeuille afin que les décisions sonores peuvent être faites.